چگونه با سیستم سازی کسب و کارتان را خودکار کنید
سیستم، یک راه حل است.
(AT&T)(بزرگ ترین شرکت مخابرات تلفن ثابت و اینترنت و..)
سیستم مدیریتی
شما هم احتمالا مانند بسیاری از مدیران کسب و کارهای کوچک و بزرگ از اینکه مدام باید بالای سر کارمندان تان باشید و هر روز پشت میزتان بنشینید خسته شده اید.
چاره این مشکل چیست؟
چگونه می توان کسب و کاری ساخت که تا این حد به حضور دائمی تان متکی نباشد و در نبود شما هم به خوبی بچرخد؟
شما در کسب و کارتان به یک سیستم مدیریتی نیاز دارید.این سیستم همان راهبرد مدیریتی شما خواهد بود و شما با کمک این راهبرد، تصمیمات مدیریتی منظم و بهتری خواهید گرفت.
سیستم مدیریتی سیستمی است که در نمونه اولیه کار شما طراحی می شود تا نتایج بازاریابی مناسبی به دست آید و هرچه این سیستم وابستگی کم تری به شخص داشته و خودکارتر باشد، نمونه اولیه شما کارآمدتر و موثرتر خواهد بود.
در اینجا به چند راهکار موثر برای سیستم سازی کسب و کار که مایکل گربر در کتاب افسانه کارآفرینی خود به ان اشاره کرده می پردازیم؛
تدوین دفترچه راهنمای اجرایی سالن زیبایی
هر کسب و کاری باید فهرستی از همه کارهایی که باید انجام شود، نحوه انجام درست کارها و قوانین و مقررات مربوط به کسب و کارش داشته باشد.
این دفترچه در اختیار همه پرسنل قرار خواهد گرفت. و برای هر مشتری پس از انجام موارد ، توسط پرسنل مربوطه تیک خواهد خورد.
وهر پرسنل لیست مربوط به مشتریان خود را در پایان روز امضا خواهدکرد.
یک نفر بعنوان مسئول پشتیبانی می تواند به کار کل پرسنل نظارت کند و بررسی نماید که پرسنل به ارائه خدمات به مشتری به رستی پرداختند یا نه
این روش برای کسب و کارهایی که بطور مستقیم با مشتری در تماسند (مانند هتل ها، سالن های زیبایی، آموزشگاه ها و برخی فروشگاه ها ) کاربرد دارد.
جزئیات دفترچه اجرایی هر کسب و کار
نحوه برخورد اول با مشتری
هنگام ورود به سالن چه کسی به مشتری خوش آمد بگوید
ثبت اطلاعات مشتری
چگونه خواسته مشتری شنیده شود(مشاوره اولیه)
نحوه هدایت مشتری به لاین مورد نظر
مدیریت زمان لازم جهت انجام کار
اعلام زمان تقریبی یا دقیق ایان یافتن کار
مقررات و قوانین مربوط به سالن
تایم شروع و پایان کار
رعایت نظم و نظافت سالن
ارجاع مشتری به لاین مورد نظر جهت دریافت مشاوره و توضیحات لازم
نحوه برخورد و پاسخ دهی به مشتری هنگام تماس تلفنی
نحوه نوبت دهی
نحوه راهنمایی مشتری هایی که برای اولین بار حضور پیدا می کنند
نحوه استفاده یا عدم استفاده از موبایل هنگام کار
نحوه اجاره هر لاین و مشارکت در کار
نحوه استفاده از ابزار
انجام و اتمام ارزیابی ها و گزارش تعداد کار و ثبت گزارش قبل از خروج
نحوه تسویه مالی با پرسنل
2-یادآوری مدام این قوانین و دستورالعمل ها به پرسنل
لازم است هفته ای یک بار نظارت مستقیم بر انجام کار داشته باشید
در صورتی که کار طبق قوانین سالن انجام نمی‌شود روزی یک بار گوشزد کنید و اگر درست انجام نشد یادآوری کنید.
دستورالعمل ها می تواند هر 6 ماه یکبار حالت فان و سرگرمی هم پیدا کنند و متناسب با نیاز و تغییرات شرایط، قوانین می‌توانند تغییر کنند اما بصورت منطقی
یادتان باشد شما با این قوانین، احترام، نظم، امانتداری، انصاف ، چشم اندازتان و بطور کل ارزش هایتان را پررنگ می کنید.
چگونه کاری کنید که پرسنل تان طبق خواسته های شما عمل کنند؟
کسب و کارتان بسیار مهم و جدی ست
کاری که انجام می دهیم بازتابی از شخصیت ماست. اگر بی نظم کار کنیم شلخته و بی نظم هستیم. اگر حوصله مان از کار سر برود، در درونمان خسته ایم.
نحوه انجام دادن کار آینه ای است از شخصیت درونی ما.
بنابراین به کارمندانتان توضیح دهید که تک تک شان با رفتار و عملکرد شان نمودی از شخصیت این کسب و کار هستند.
با کارمندان تان با احترام رفتار کنید
گویی که آن ها جزء مهمی از این کسب و کارند و نه برای کار کردن بلکه برای هدفی عالی تر استخدام شده اند.
به کارمندان تان این احساس را بدهید که نظر و سلیقه شان مهم است و نظرشان را در موقع لزوم بپرسید.
همیشه حق با مشتری نیست
اما چه حق با مشتری باشد چه نباشد کاری کنیم که او احساس کند حق با اوست.نحوه رفتار مناسب با مشتری را به کارمندان بیاموزیم
کارمند مسئولیت کارهایش را بپذیرد
مدیر با رفتار مناسب و پرسشگری درست و مواجه نمودن کارمند با پیامدهای رفتارش به او می آموزد که چگونه مسئولانه رفتار کند.
شاید داشتن ساز و کار مشخص و ساختار کمی پردردسر به نظر برسد اما شاید مدت کوتاهی باید زمان بگذارید و این ساز و کار دقیق را مشخص کنید اما نتایج فوق العاده ای که پس از جا افتادن این قوانین و نظارت بر اجرای صحیح آن ها به بار می آید ارزش این وقت و انرژی را دارد.
.